Videoconferência nos atos eletrônicos: por que o cartório solicita essa etapa?

Com o avanço dos serviços digitais, muitos atos de cartório passaram a poder ser realizados pela internet. Isso trouxe mais comodidade para os usuários, especialmente para quem está em outra cidade, tem dificuldade de deslocamento ou precisa praticar um ato com mais agilidade. No entanto, mesmo no ambiente eletrônico, o cartório continua tendo uma missão essencial: garantir segurança jurídica.

Por isso, em diversos atos realizados pelo e-Notariado, o cartório solicita uma videoconferência com a pessoa que vai assinar. Essa etapa pode parecer apenas uma chamada de vídeo, mas tem uma função muito importante. Ela permite confirmar a identidade da pessoa, verificar se ela compreende o ato, esclarecer dúvidas e registrar que sua vontade foi manifestada de forma livre e consciente.

A videoconferência não é burocracia. Ela é uma proteção para o usuário, para as demais partes envolvidas e para a validade do próprio ato. A regulamentação dos atos notariais eletrônicos teve como marco o Provimento CNJ nº 100/2020, posteriormente incorporado ao Provimento CNJ nº 149/2023, que trata das normas nacionais do foro extrajudicial. O portal oficial do e-Notariado também apresenta a plataforma utilizada pelos Tabelionatos de Notas para a prática de atos notariais eletrônicos.

A transcrição utilizada como base desta série explica que a videoconferência notarial serve para a tomada da manifestação de vontade, fica gravada e arquivada, e auxilia na verificação da identidade, da capacidade, do discernimento e do livre consentimento dos participantes.

O que é a videoconferência notarial?

A videoconferência notarial é uma etapa realizada em determinados atos eletrônicos para que o cartório possa conversar com a pessoa que participará do ato. Durante essa chamada, o tabelião ou preposto autorizado confirma a identidade do usuário, verifica documentos, esclarece o conteúdo do ato e colhe a manifestação de vontade.

No atendimento presencial, essa conferência acontece naturalmente no balcão do cartório. O atendente vê a pessoa, confere o documento, conversa com ela e percebe se há dúvida, insegurança ou alguma situação que precise de atenção. No atendimento eletrônico, a videoconferência cumpre função semelhante, mas por meio digital.

Portanto, ela não deve ser vista como uma etapa dispensável. Sem essa conferência, o cartório teria menos elementos para confirmar se a pessoa realmente está assinando por vontade própria e se compreende as consequências do ato.

Por que o cartório precisa confirmar a identidade da pessoa?

A confirmação da identidade é uma das principais funções da videoconferência. O cartório precisa ter segurança de que a pessoa que aparece na tela é a mesma que consta nos documentos apresentados e que será indicada no ato notarial.

Esse cuidado é essencial para evitar fraudes. No ambiente digital, golpes podem envolver uso indevido de documentos, links falsos, perfis falsos, pressa artificial e tentativa de fazer alguém assinar sem plena compreensão. A videoconferência ajuda a reduzir esses riscos.

Durante a chamada, o usuário pode ser solicitado a apresentar documento de identificação, confirmar dados pessoais e responder perguntas simples relacionadas ao ato. Isso não é desconfiança do usuário; é procedimento de segurança para proteger todos os envolvidos.

A videoconferência também confirma a vontade de quem assina

Além de confirmar a identidade, a videoconferência permite ao cartório verificar se a pessoa realmente deseja praticar aquele ato. Essa é uma das funções mais importantes do serviço notarial.

Assinar uma escritura, uma procuração, uma declaração, uma ata ou outro ato notarial pode gerar consequências jurídicas relevantes. Em alguns casos, a pessoa pode estar vendendo um imóvel, concedendo poderes a terceiro, reconhecendo uma situação, autorizando prática de ato ou assumindo obrigação. Por isso, é indispensável que a vontade seja livre, consciente e bem compreendida.

Na videoconferência, o cartório pode perguntar se a pessoa leu o documento, se está de acordo com o conteúdo, se possui dúvidas e se está assinando espontaneamente. Se houver insegurança, confusão, pressão de terceiros ou falta de clareza, o ato pode ser interrompido para melhor análise.

O usuário pode tirar dúvidas durante a videoconferência?

Sim. A videoconferência também é um momento para esclarecimento. Se o usuário não entendeu determinada cláusula, dado, valor, poder concedido ou consequência do ato, deve perguntar antes de assinar.

É muito importante não tratar a videoconferência como mera formalidade. O cliente não deve entrar na chamada apenas para “confirmar rápido” algo que não leu ou não compreendeu. O ideal é ler o documento com antecedência, anotar dúvidas e solicitar explicação sempre que necessário.

O cartório pode esclarecer o conteúdo do ato dentro dos limites de sua função. Em situações mais complexas, especialmente quando envolver estratégia jurídica, conflito entre partes ou decisão patrimonial relevante, também pode ser recomendável consultar advogado de confiança.

A videoconferência fica gravada?

Nos atos eletrônicos praticados pela plataforma própria, a videoconferência pode ficar gravada e arquivada, conforme as regras aplicáveis. Isso aumenta a segurança do procedimento, pois registra a participação da pessoa, a conferência de identidade e a manifestação de vontade.

Essa gravação não existe para constranger o usuário. Ela serve para documentar que o procedimento foi realizado com os cuidados necessários. Em caso de dúvida futura, a gravação pode ajudar a demonstrar que a pessoa participou do ato e confirmou sua vontade.

Por isso, durante a videoconferência, o usuário deve estar atento, responder com clareza e informar qualquer dúvida ou desconforto. O momento da chamada é justamente a oportunidade de confirmar que tudo está correto antes da assinatura.

Como se preparar para a videoconferência?

Antes da videoconferência, o usuário deve separar documento de identificação, conferir se possui acesso à internet, verificar câmera e microfone e escolher um local tranquilo. Também é recomendável ler previamente a minuta ou o documento que será assinado.

O ideal é participar da chamada sem ruído excessivo, sem pressa e sem interferência de terceiros. Se outra pessoa estiver orientando ou pressionando o usuário durante a chamada, isso pode gerar dúvida sobre a liberdade da manifestação de vontade.

Caso o usuário tenha dificuldade com tecnologia, pode pedir orientação prévia ao cartório. O importante é que a pessoa compreenda cada etapa antes de assinar.

Cuidados importantes antes de assinar

Antes de assinar qualquer ato eletrônico, confira cuidadosamente os dados. Verifique nome completo, CPF, estado civil, endereço, poderes concedidos, descrição de bens, valores, prazos, condições e demais informações relevantes.

Se o ato envolver procuração, atenção especial aos poderes concedidos. Procurações com poderes amplos podem permitir venda de bens, movimentação de valores, representação perante órgãos públicos ou prática de atos importantes. Se o ato envolver imóvel, confira a matrícula, endereço, descrição e dados das partes.

Também é essencial confirmar se o link recebido é verdadeiro. O usuário não deve clicar em mensagens suspeitas, informar senhas, enviar documentos por canais duvidosos ou pagar boletos sem confirmação. Em caso de dúvida, entre em contato com o cartório pelo telefone ou WhatsApp disponíveis na bio.

A videoconferência substitui a leitura do documento?

Não. A videoconferência não substitui a leitura atenta do documento. Ela é uma etapa de confirmação, mas a responsabilidade de ler, conferir e perguntar antes de assinar continua sendo muito importante.

O usuário deve evitar assinar documentos sem leitura apenas porque confia em outra pessoa. Mesmo que o ato tenha sido preparado por familiar, corretor, advogado, despachante ou outro interessado, quem assina deve compreender o conteúdo.

A assinatura eletrônica produz efeitos. Por isso, a melhor orientação é simples: leia antes, pergunte se tiver dúvida e só assine quando estiver seguro.

A videoconferência protege pessoas idosas ou vulneráveis?

Sim, a videoconferência pode ajudar a proteger pessoas idosas, vulneráveis ou com dificuldade de compreensão, mas ela não resolve todos os riscos sozinha. O cartório deve ficar atento a sinais de pressão, indução, confusão ou falta de entendimento.

Quando o ato envolve pessoa idosa, doação, procuração com poderes amplos, venda de imóvel ou renúncia de direitos, o cuidado deve ser ainda maior. A chamada permite observar se a pessoa está participando de forma livre e se entende o que está assinando.

Se houver dúvida sobre a vontade ou a compreensão, o cartório poderá solicitar esclarecimentos adicionais, documentos complementares ou atendimento presencial, conforme o caso.

Conclusão

A videoconferência nos atos eletrônicos é uma etapa de segurança. Ela ajuda o cartório a confirmar a identidade da pessoa, verificar sua compreensão, registrar sua vontade e proteger o ato contra fraudes ou questionamentos futuros.

Com o e-Notariado, o atendimento eletrônico ficou mais acessível, mas a segurança jurídica continua sendo prioridade. Por isso, quando o cartório solicitar videoconferência, entenda essa etapa como uma proteção para você e para todos os envolvidos.

Antes de assinar qualquer ato pela internet, leia o documento, confirme os dados, tire suas dúvidas e verifique se o procedimento está sendo conduzido pelo cartório e pela plataforma oficial. Na dúvida, entre em contato com nosso cartório. O telefone e o WhatsApp estão disponíveis na bio.

Perguntas frequentes

Por que preciso fazer videoconferência com o cartório?

Porque a videoconferência permite confirmar sua identidade, verificar se você entende o ato e registrar sua manifestação de vontade antes da assinatura eletrônica.

A videoconferência é apenas uma formalidade?

Não. Ela é uma etapa de segurança do ato eletrônico e ajuda a prevenir fraudes, dúvidas e assinaturas indevidas.

Preciso apresentar documento na videoconferência?

Em muitos casos, sim. O cartório pode solicitar documento de identificação para confirmar que a pessoa na chamada é a mesma indicada no ato.

Posso tirar dúvidas durante a chamada?

Sim. Se houver qualquer dúvida sobre o documento, valores, poderes, dados ou consequências do ato, pergunte antes de assinar.

A videoconferência fica gravada?

Nos atos eletrônicos realizados pela plataforma adequada, a videoconferência pode ficar gravada e arquivada conforme as regras aplicáveis.

Posso fazer a videoconferência com outra pessoa ao meu lado?

Depende do caso. O ideal é que a manifestação de vontade seja livre, sem interferência ou pressão. Se houver participação de terceiros, o cartório poderá avaliar a situação.

E se eu não entender o documento?

Não assine. Peça esclarecimentos ao cartório e, se necessário, consulte advogado de confiança antes de praticar o ato.

Recebi um link para videoconferência. O que devo fazer?

Confirme se o link foi enviado por canal oficial do cartório. Em caso de dúvida, entre em contato pelo telefone ou WhatsApp disponíveis na bio.