Ata notarial: o que é e quando usar?

Muitas situações importantes da vida acontecem fora de um contrato, de uma escritura ou de um documento assinado. Uma conversa por aplicativo, uma publicação na internet, uma condição de um imóvel, uma entrega de chaves, uma reunião, uma página fora do ar, uma mensagem ofensiva ou uma tentativa de acesso a determinado conteúdo podem ser relevantes para o usuário, mas nem sempre são fáceis de comprovar depois.

É nesse contexto que entra a ata notarial.

A ata notarial é um documento público lavrado em Tabelionato de Notas, no qual o tabelião ou preposto autorizado descreve fatos que presencia, verifica ou constata. Ela não serve para criar uma versão artificial dos acontecimentos. Sua finalidade é registrar, com fé pública, aquilo que foi observado no momento da lavratura ou da diligência.

Em linguagem simples, a ata notarial transforma uma constatação em documento público. Por isso, ela pode ser útil em situações envolvendo mensagens eletrônicas, redes sociais, sites, imóveis, assembleias, reuniões, documentos, fatos presenciais e outras ocorrências que precisam ser preservadas de forma segura.

A ata notarial está prevista no Código de Processo Civil, que reconhece sua utilização para documentar a existência e o modo de existir de algum fato. Também se relaciona com a função dos tabeliães de notas prevista na Lei nº 8.935/1994, que trata dos serviços notariais e de registro.

Neste artigo, você vai entender o que é ata notarial, quando ela pode ser usada, quais cuidados são importantes e por que procurar o cartório antes de perder uma prova relevante.

O que é ata notarial?

A ata notarial é um instrumento público usado para registrar fatos. Ela é lavrada por tabelião de notas ou por preposto autorizado, com base naquilo que é apresentado, verificado, acessado, ouvido, visto ou constatado no momento do ato.

Diferente de uma declaração particular, a ata notarial é feita por agente dotado de fé pública. Isso significa que a descrição feita pelo tabelião possui presunção de veracidade quanto aos fatos constatados por ele. Essa presunção não torna o conteúdo impossível de ser discutido, mas dá ao documento uma força probatória relevante.

A ata pode registrar, por exemplo, que determinada mensagem estava disponível em um aplicativo, que determinada publicação aparecia em uma rede social, que uma página da internet continha certo conteúdo, que um imóvel apresentava determinada condição aparente ou que uma pessoa compareceu ao cartório para solicitar determinada constatação.

O ponto central é que a ata notarial não é opinião do tabelião. Ela é uma narrativa objetiva de fatos constatados.

Para que serve a ata notarial?

A ata notarial serve para preservar prova de um fato. Em muitas situações, aquilo que hoje está disponível pode desaparecer amanhã. Uma mensagem pode ser apagada, uma publicação pode ser removida, um site pode sair do ar, uma página pode ser alterada, um perfil pode ser excluído e uma situação física pode mudar.

Quando isso acontece, a pessoa pode perder a oportunidade de comprovar o que existia naquele momento. A ata notarial ajuda justamente a evitar esse problema.

Ela pode ser usada antes de uma ação judicial, durante uma negociação, em uma tentativa de acordo ou como medida preventiva. O usuário não precisa esperar o conflito piorar para procurar o cartório. Se o fato precisa ser documentado, a ata pode ser solicitada enquanto ele ainda pode ser verificado.

A ata notarial pode ajudar a comprovar:

• mensagens enviadas por aplicativos
• publicações em redes sociais
• conteúdos de sites
• imagens, vídeos ou comentários disponíveis na internet
• estado aparente de um imóvel
• presença de determinadas pessoas em local ou reunião
• tentativa de acesso a uma página
• existência de arquivos ou documentos apresentados
• entrega ou recusa de documentos, conforme o caso
• fatos que o tabelião possa constatar de forma lícita

A utilidade da ata depende do caso concreto. Por isso, o ideal é explicar ao cartório qual fato precisa ser documentado antes de iniciar o procedimento.

Ata notarial é prova?

Sim. A ata notarial é um meio de prova.

O Código de Processo Civil prevê que a existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados por meio de ata lavrada por tabelião. A norma também admite que dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos possam constar da ata.

Isso torna a ata notarial especialmente importante em um mundo digital. Muitas provas hoje estão em telas, aplicativos, sites, perfis, mensagens, arquivos e plataformas eletrônicas. A ata permite que o cartório registre o que foi verificado, reduzindo o risco de perda da informação.

A ata notarial não garante, sozinha, o resultado de uma disputa. Porém, pode ser uma prova forte e organizada sobre a existência de determinado fato.

Quem avalia a prova em um processo é a autoridade competente. Ainda assim, a ata costuma ter grande relevância porque é lavrada por tabelião, com fé pública e descrição formal dos elementos constatados.

A ata notarial serve apenas para processos judiciais?

Não. A ata notarial pode ser usada em processo judicial, mas não se limita a isso.

Muitas pessoas procuram o cartório para fazer uma ata antes de iniciar uma ação. Outras fazem a ata para negociar melhor, evitar conflito, documentar uma situação ou guardar prova para uso futuro.

Em alguns casos, a simples existência de uma ata notarial pode ajudar a resolver a situação sem processo. Isso acontece porque o documento organiza os fatos, demonstra que a pessoa se preocupou em preservar a prova e reduz discussões sobre o que existia em determinado momento.

A ata também pode ser útil em procedimentos extrajudiciais, como usucapião extrajudicial, adjudicação compulsória extrajudicial e outras situações em que a constatação notarial ajuda a instruir o pedido.

O tabelião julga quem está certo?

Não. O tabelião não julga o conflito entre as partes.

Na ata notarial, o tabelião descreve fatos. Ele não decide quem tem razão, não condena ninguém, não declara culpa e não substitui a atuação do juiz, do advogado ou de outra autoridade competente.

Por exemplo, se o usuário pede uma ata sobre uma conversa de aplicativo, o tabelião pode descrever a existência das mensagens apresentadas, os dados visíveis, a data da constatação, o conteúdo exibido e outros elementos objetivos. Mas ele não dirá, na ata, quem está certo ou errado no conflito.

Essa neutralidade é uma das características importantes do ato. A ata deve ser objetiva, fiel ao que foi constatado e limitada aos fatos verificáveis.

Quando usar ata notarial?

A ata notarial pode ser usada sempre que houver necessidade de documentar um fato de forma segura, desde que a constatação seja lícita e possível.

Na prática, ela é muito procurada quando há risco de desaparecimento da prova. Isso é comum em ambientes digitais, mas também pode ocorrer em situações presenciais.

Se uma publicação ofensiva está no ar, uma ata pode registrar sua existência antes que seja apagada. Se uma conversa importante está em aplicativo, a ata pode documentar seu conteúdo visível. Se um imóvel apresenta uma condição relevante, o tabelião pode, conforme o caso, fazer diligência para constatar a situação aparente.

Exemplos comuns de uso da ata notarial:

• comprovar mensagens em aplicativos
• registrar ofensas ou ameaças na internet
• documentar publicações em redes sociais
• comprovar conteúdo de site
• registrar página fora do ar ou conteúdo removido
• comprovar situação aparente de imóvel
• documentar presença, ausência ou ocorrência em determinado local
• registrar fatos relacionados a assembleias ou reuniões
• instruir pedido de usucapião extrajudicial
• instruir pedido de adjudicação compulsória extrajudicial

Cada caso exige análise. O cartório poderá orientar se a ata é o instrumento adequado ou se outro documento seria mais apropriado.

Ata notarial de mensagens e conversas

Uma das utilizações mais conhecidas da ata notarial é a documentação de mensagens e conversas eletrônicas.

Muitas relações pessoais, comerciais e profissionais acontecem hoje por aplicativos. Contratações, cobranças, promessas, ameaças, ofensas, negociações e confirmações podem estar registradas em conversas digitais. O problema é que essas mensagens podem ser apagadas, alteradas, perdidas ou ficar inacessíveis.

A ata notarial pode registrar o conteúdo que está visível no aparelho ou na plataforma apresentada, conforme o procedimento adotado pelo cartório. O tabelião pode descrever os dados disponíveis, como contato, número, nome exibido, data, horário, conteúdo das mensagens, imagens, áudios ou outros elementos acessíveis, observadas as cautelas técnicas e legais.

É importante lembrar que o usuário deve apresentar o conteúdo de forma lícita. A ata não deve ser usada para invadir contas, acessar conversas de terceiros sem autorização ou obter prova por meio ilícito.

Ata notarial de redes sociais

A ata notarial também é muito usada para documentar conteúdos publicados em redes sociais.

Publicações, comentários, perfis, imagens, vídeos, stories, anúncios, avaliações e mensagens públicas podem ser relevantes em diversas situações. Como esses conteúdos podem ser removidos rapidamente, a ata pode ajudar a preservar a prova.

O cartório pode acessar a página indicada, verificar o conteúdo disponível e registrar o que aparece naquele momento. A descrição pode incluir endereço eletrônico, data e hora de acesso, nome do perfil, conteúdo visível, imagens, comentários e outros elementos constatados.

A ata não transforma automaticamente uma publicação em crime ou em ilícito civil. Ela apenas documenta que aquele conteúdo estava disponível da forma descrita. A análise jurídica sobre consequências caberá ao advogado, à autoridade competente ou ao Judiciário, conforme o caso.

Ata notarial de sites e páginas da internet

Sites mudam com frequência. Uma oferta pode desaparecer, um anúncio pode ser alterado, uma página pode ser removida e uma informação pode ser substituída por outra.

A ata notarial pode ser usada para registrar o conteúdo de uma página da internet em determinado momento. Isso pode ser útil em relações de consumo, disputas contratuais, concorrência, propriedade intelectual, descumprimento de oferta, propaganda, notícias, publicações institucionais e outros contextos.

O tabelião pode descrever o endereço acessado, a data e o horário, os textos exibidos, as imagens visíveis e as informações relevantes. Também pode mencionar se determinada página estava indisponível, se houve erro de acesso ou se o conteúdo não foi encontrado.

Esse tipo de ata é importante porque a internet é dinâmica. O que está publicado hoje pode não estar mais disponível quando a pessoa precisar provar.

Ata notarial em imóveis

A ata notarial também pode ser usada para constatar situações aparentes relacionadas a imóveis.

Em alguns casos, a pessoa precisa documentar o estado de conservação, a existência de construções, ocupação aparente, condições visíveis, acesso, muros, cercas, placas, benfeitorias ou outros fatos perceptíveis no local.

O tabelião pode realizar diligência, quando cabível, para verificar a situação e descrevê-la na ata. A ata não substitui laudo técnico de engenheiro, arquiteto ou perito quando a análise exigir conhecimento especializado. No entanto, pode documentar aquilo que é constatável de forma objetiva.

Esse tipo de ata pode ser útil em conflitos locatícios, negociações imobiliárias, entrega de imóvel, posse, vizinhança, usucapião extrajudicial e outras situações em que a condição do imóvel precisa ser preservada em documento público.

Ata notarial para usucapião extrajudicial

A ata notarial tem papel importante no procedimento de usucapião extrajudicial.

A Lei nº 6.015/1973, que trata dos registros públicos, prevê o procedimento de usucapião extrajudicial no Registro de Imóveis. Nesse contexto, a ata notarial é um dos documentos utilizados para instruir o pedido, porque ajuda a demonstrar elementos relacionados à posse e ao imóvel.

Em uma ata voltada à usucapião, o tabelião pode descrever informações sobre o imóvel, documentos apresentados, declarações, tempo de posse, características constatadas e outros elementos compatíveis com o caso. A análise final do procedimento caberá ao Registro de Imóveis, conforme as regras aplicáveis.

Esse tema merece um artigo próprio, porque envolve requisitos específicos, advogado, planta, memorial, documentos, notificações e qualificação registral. O ponto principal aqui é entender que a ata notarial pode ser etapa importante para organizar a prova da posse.

Ata notarial para adjudicação compulsória extrajudicial

A ata notarial também pode aparecer em procedimentos de adjudicação compulsória extrajudicial.

Esse procedimento pode ser útil quando alguém comprou um imóvel, pagou o preço, mas não conseguiu receber a escritura definitiva. Em determinadas situações, a via extrajudicial permite buscar a formalização da transferência perante o Registro de Imóveis, observados os requisitos legais.

A ata notarial, nesse contexto, pode ajudar a documentar elementos relevantes, como a existência do contrato, a identificação do imóvel, a qualificação das partes, a prova do pagamento e a caracterização da resistência ou impossibilidade de outorga da escritura.

A adjudicação compulsória extrajudicial está relacionada ao artigo 216-B da Lei nº 6.015/1973, incluído pela Lei nº 14.382/2022. Como envolve requisitos específicos, também merece explicação própria.

Ata notarial eletrônica

Com a evolução dos atos digitais, algumas atas podem ser solicitadas ou praticadas com apoio de meios eletrônicos, conforme as regras aplicáveis e a plataforma adequada.

O Provimento CNJ nº 149/2023 consolidou normas nacionais do foro extrajudicial e incorporou regras sobre atos notariais eletrônicos, incluindo a disciplina relacionada ao e-Notariado. O e-Notariado é a plataforma nacional utilizada pelos Tabelionatos de Notas para a prática de atos notariais eletrônicos, conforme as regras aplicáveis.

Mesmo no ambiente digital, a ata notarial continua exigindo cautela. O cartório precisa verificar a identidade do solicitante, analisar o que será constatado e observar os limites legais do ato.

Atos eletrônicos não significam informalidade. Eles apenas permitem que determinados procedimentos sejam realizados com recursos digitais, mantendo segurança jurídica, identificação das partes e fé pública notarial.

O que a ata notarial não faz?

A ata notarial é um documento importante, mas tem limites. Ela não substitui sentença judicial, não resolve conflito por si só e não declara automaticamente a existência de crime, dano moral, obrigação de indenizar ou descumprimento contratual.

Ela também não deve ser usada para registrar prova obtida de forma ilícita. O cartório não pode servir como instrumento para invasão de privacidade, acesso indevido a contas, quebra de sigilo ou exposição abusiva de terceiros.

A ata notarial não serve para:

• julgar quem está certo
• condenar alguém
• substituir decisão judicial
• invadir conta de terceiro
• acessar conteúdo protegido sem autorização
• criar prova falsa
• emitir opinião jurídica sobre o conflito
• substituir laudo técnico quando houver necessidade de perícia

A função da ata é documentar fatos constatáveis. A interpretação jurídica desses fatos deve ser feita por advogado ou pela autoridade competente.

Precisa de advogado para fazer ata notarial?

Em regra, a pessoa pode solicitar uma ata notarial diretamente ao cartório. No entanto, a orientação de advogado pode ser recomendável quando a ata será usada em processo judicial, disputa patrimonial, conflito familiar, questão empresarial, usucapião, adjudicação compulsória ou situação sensível.

O advogado pode ajudar a definir o que precisa ser documentado, quais elementos devem ser preservados, qual é a finalidade da prova e qual é o momento mais adequado para solicitar a ata.

Isso evita atas incompletas ou pouco úteis. Uma ata bem planejada costuma ser mais eficiente do que uma ata feita de forma apressada, sem clareza sobre o objetivo.

Quais documentos podem ser necessários?

A documentação depende do tipo de ata. Em muitos casos, o cartório solicitará documento de identificação do solicitante, CPF, informações sobre o fato a ser constatado e elementos necessários para acesso ao conteúdo ou ao local.

Se a ata envolver mensagens, pode ser necessário apresentar o aparelho, aplicativo ou conteúdo a ser constatado. Se envolver site, é importante informar o endereço eletrônico. Se envolver imóvel, podem ser solicitados documentos do imóvel, endereço completo e dados que permitam a diligência, quando cabível.

Podem ser solicitados:

• documento de identidade
• CPF
• comprovante de endereço, quando necessário
• endereço eletrônico da página a ser constatada
• aparelho ou acesso ao conteúdo apresentado
• documentos relacionados ao imóvel, se for o caso
• informações sobre data, local e contexto do fato
• documentos complementares conforme a finalidade da ata

O cartório poderá orientar previamente quais documentos são necessários para o caso concreto.

Como funciona a lavratura da ata notarial?

O procedimento começa com o pedido do interessado. A pessoa informa ao cartório qual fato deseja documentar e apresenta os elementos necessários para a constatação.

Depois, o tabelião ou preposto autorizado verifica se o pedido é possível, lícito e compatível com a função notarial. Se for necessário, poderá solicitar informações complementares, documentos ou esclarecimentos.

Em seguida, o fato é constatado e descrito na ata. A redação deve ser clara, objetiva e fiel ao que foi verificado. Quando cabível, podem ser mencionadas imagens, arquivos, telas, documentos, horários, endereços eletrônicos, declarações ou diligências realizadas.

Ao final, a ata é lavrada e assinada conforme as regras aplicáveis. O usuário recebe o traslado ou certidão do ato, que poderá ser utilizado para a finalidade pretendida.

Quanto antes procurar o cartório, melhor?

Sim. Em muitos casos, a rapidez é essencial.

Provas digitais podem desaparecer em minutos. Publicações podem ser apagadas, mensagens podem ser excluídas, perfis podem ser bloqueados e páginas podem ser alteradas. Situações físicas também podem mudar rapidamente.

Por isso, quando o fato ainda está disponível, o ideal é procurar o cartório o quanto antes. Esperar demais pode dificultar ou até impedir a constatação.

A ata notarial registra o que pode ser verificado no momento do ato. Se o conteúdo desaparecer antes, talvez não seja mais possível documentá-lo da mesma forma.

Guardar prints pode ajudar, mas prints isolados nem sempre têm a mesma força probatória de uma ata notarial. A ata agrega a fé pública do tabelião à constatação realizada.

O que o usuário deve evitar?

O usuário deve evitar alterar, editar ou manipular o conteúdo antes de procurar o cartório. Também deve evitar apagar mensagens, recortar telas de forma seletiva ou apresentar informações fora de contexto quando isso puder comprometer a compreensão do fato.

A ata precisa ser séria e fiel ao que será constatado. Se o objetivo é preservar prova, quanto mais íntegro estiver o conteúdo apresentado, melhor.

Antes de solicitar a ata, evite:

• apagar mensagens
• editar imagens
• cortar partes importantes da conversa
• acessar conta de terceiro sem autorização
• compartilhar senhas indevidamente
• manipular arquivos
• deixar passar muito tempo
• pedir ao cartório conclusão jurídica sobre culpa ou responsabilidade

Na dúvida, procure orientação antes de mexer no conteúdo.

Quando procurar o cartório?

Procure o cartório quando houver um fato importante que precisa ser documentado com segurança. Isso vale especialmente quando existe risco de apagamento, alteração ou desaparecimento da prova.

Também vale procurar orientação quando a pessoa não sabe se precisa de ata notarial, escritura, reconhecimento de firma, autenticação, certidão ou outro ato. O cartório poderá orientar sobre o instrumento adequado dentro de sua competência.

A ata notarial pode ser simples em alguns casos e mais complexa em outros. Quanto mais claro for o objetivo do usuário, melhor será a condução do ato.

Conclusão

A ata notarial é um documento público usado para registrar fatos com fé pública. Ela pode ser muito útil para comprovar mensagens, publicações, conteúdos de sites, situações envolvendo imóveis, ocorrências presenciais e outros fatos que precisam ser preservados.

Ela não substitui decisão judicial e não serve para julgar quem tem razão. Sua função é documentar, de forma objetiva, aquilo que o tabelião verifica ou constata.

Em um mundo cada vez mais digital, a ata notarial ganhou ainda mais importância. Muitos fatos relevantes estão em telas, aplicativos, redes sociais e páginas que podem desaparecer rapidamente. Por isso, procurar o cartório no momento certo pode fazer diferença.

Se você precisa documentar um fato, uma mensagem, uma publicação ou uma situação relevante, procure orientação antes que a prova desapareça. O telefone e o WhatsApp do nosso cartório estão disponíveis na bio.

Base legal consultada

A base normativa deste conteúdo está no Código de Processo Civil, na Lei nº 8.935/1994, na Lei nº 6.015/1973, na Lei nº 14.382/2022, no Provimento CNJ nº 149/2023 e no portal oficial do e-Notariado.

Perguntas frequentes

O que é ata notarial?

Ata notarial é um documento público lavrado em cartório para registrar fatos que o tabelião verifica, presencia ou constata.

Ata notarial serve como prova?

Sim. A ata notarial é meio de prova e pode ser usada para documentar a existência e o modo de existir de determinado fato.

Posso fazer ata notarial de conversa de WhatsApp?

Pode ser possível, desde que o conteúdo seja apresentado de forma lícita e possa ser verificado pelo cartório.

Ata notarial serve para redes sociais?

Sim. Ela pode documentar publicações, comentários, perfis, imagens e outros conteúdos disponíveis em redes sociais, conforme o caso.

Ata notarial substitui processo judicial?

Não. A ata documenta fatos, mas não julga o conflito nem substitui decisão judicial.

Preciso de advogado para pedir ata notarial?

Em regra, a pessoa pode procurar o cartório diretamente. Porém, a orientação de advogado pode ser recomendável quando a ata será usada em disputa ou processo.

A ata notarial pode ser feita pela internet?

Em alguns casos, atos notariais podem ser praticados com apoio de meios eletrônicos, observadas as regras aplicáveis e a plataforma adequada.

O cartório pode acessar conta de terceiro para fazer ata?

Não. A ata deve respeitar a legalidade, a privacidade e os limites de acesso lícito ao conteúdo.

Print de tela substitui ata notarial?

O print pode ajudar, mas a ata notarial oferece uma prova mais formal, com fé pública do tabelião sobre o que foi constatado.

Quando devo procurar o cartório para fazer ata?

O ideal é procurar o cartório assim que perceber que um fato precisa ser documentado, especialmente quando há risco de apagamento, alteração ou perda da prova.